Clarifix B.V., statutair gevestigd te Zuidlaren, bezoekadres De Gording 28, 9472 ZB Zuidlaren, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97841919 (hierna: Clarifix). Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten met zakelijke klanten. Een actuele versie is beschikbaar op www.hellomindy.ai en wordt bij iedere offerte als PDF verstrekt.
Versie 1.0 — 11 juni 2026
1.1. Diensten: de door Clarifix te leveren AI-klantenservicediensten, waaronder de digitale assistent Mindy via website chat, WhatsApp, telefonie of andere kanalen, inclusief inrichting, onderhoud en ondersteuning.
1.2. Klant: de rechtspersoon of natuurlijke persoon handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf die met Clarifix een overeenkomst sluit.
1.3. Eindklant: een natuurlijke persoon of organisatie die via de diensten communiceert met klant.
1.4. Output: alle door de digitale assistent gegenereerde reacties, teksten, spraak, samenvattingen en acties.
1.5. Aangeleverde informatie: alle door of namens klant verstrekte gegevens, waaronder prijzen, openingstijden, beschikbaarheid, voorwaarden, huisregels, veelgestelde vragen en tone of voice.
1.6. Privacy- en Verwerkersbijlage: de bijlage waarin de verwerking van persoonsgegevens is geregeld en die geldt als verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG; deze maakt onlosmakelijk deel uit van de overeenkomst.
1.7. Subverwerkerslijst: de actuele lijst van door Clarifix ingeschakelde subverwerkers en externe leveranciers, beschikbaar via de Privacy- en Verwerkersbijlage.
2.1. Deze voorwaarden, de Privacy- en Verwerkersbijlage en de subverwerkerslijst worden voor of bij het sluiten van de overeenkomst als PDF aan klant verstrekt en zijn daarnaast te downloaden via www.hellomindy.ai.
2.2. Afwijkingen gelden alleen indien schriftelijk overeengekomen. Inkoop- of andere voorwaarden van klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.3. Bij strijdigheid geldt de volgende rangorde: (1) de offerte of overeenkomst, (2) de Privacy- en Verwerkersbijlage voor zover het verwerking van persoonsgegevens betreft, (3) deze algemene voorwaarden.
3.1. Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld. De overeenkomst komt tot stand door schriftelijke of digitale aanvaarding van de offerte of door het akkoord in de bestelflow.
3.2. Clarifix legt per akkoord de documentversie, datum en het akkoordmoment vast.
4.1. De diensten omvatten een inspanningsverbintenis. Clarifix spant zich in om de digitale assistent zorgvuldig in te richten, te onderhouden en beschikbaar te houden, maar garandeert geen specifiek resultaat, waaronder begrepen aantallen afspraken, conversie, omzet of foutloze werking.
4.2. Clarifix mag de diensten en de onderliggende technologie aanpassen en verbeteren, mits de kernfunctionaliteit niet wezenlijk vermindert.
5.1. Klant erkent dat de diensten gebruikmaken van generatieve AI-technologie en dat output naar haar aard onjuist, onvolledig, verouderd of contextueel ongeschikt kan zijn. Clarifix garandeert geen foutloze output.
5.2. Klant blijft verantwoordelijk voor beslissingen op basis van output en controleert output in elk geval voor zover deze betrekking heeft op prijzen, beschikbaarheid, bindende toezeggingen, klachtafhandeling, annuleringen en afwijkingen van de aangeleverde informatie.
5.3. Klant meldt geconstateerde structurele fouten onverwijld aan Clarifix zodat deze kunnen worden hersteld.
5.4. Output die is gebaseerd op aangeleverde informatie geldt niet als tekortkoming van Clarifix.
6.1. Klant staat in voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van alle aangeleverde informatie. Wijzigingen geeft klant door via de daarvoor bestemde weg; Clarifix verwerkt deze binnen twee werkdagen, tenzij anders overeengekomen. Tot het moment van verwerking komt het gebruik van de eerdere informatie voor rekening en risico van klant.
6.2. Klant is en blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van zijn eindklanten. Klant garandeert dat hij beschikt over een rechtmatige grondslag voor de verwerking via de diensten, dat zijn privacyverklaring de inzet van de digitale assistent dekt en dat eindklanten worden geïnformeerd conform de AVG en de AI-verordening.
6.3. Klant zal de door Clarifix ingebouwde AI-melding richting eindklanten niet verwijderen, verbergen, uitschakelen of afzwakken.
6.4. Klant verstrekt tijdig alle voor de uitvoering benodigde input, toegangen en medewerking.
6.5. Klant vrijwaart Clarifix voor alle aanspraken van eindklanten, toezichthouders of derden die voortvloeien uit het niet naleven van dit artikel door klant.
7.1. Klant zal de diensten niet gebruiken voor: (a) medisch, juridisch, fiscaal of financieel advies aan eindklanten; (b) noodsituaties of veiligheidskritische communicatie; (c) besluiten met rechtsgevolg voor of aanmerkelijke gevolgen voor natuurlijke personen, waaronder werving en selectie of kredietbeoordeling; (d) het gericht uitvragen of opslaan van bijzondere categorieën persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG; (e) toepassingen die kwalificeren als verboden praktijk of hoog-risicosysteem onder de AI-verordening; (f) misleiding, spam of inhoud in strijd met wet of platformvoorwaarden.
7.2. Klant vrijwaart Clarifix voor alle schade en aanspraken die voortvloeien uit gebruik in strijd met dit artikel. Clarifix mag de diensten geheel of gedeeltelijk opschorten bij geconstateerd strijdig gebruik.
8.1. Klant levert de voor inrichting benodigde input tijdig aan, waaronder prijzen, openingstijden, voorwaarden, veelgestelde vragen, tone of voice, reserveringsregels en escalatiecontacten. Vertraging door ontbrekende input schuift de planning op; duurt de vertraging langer dan 30 dagen, dan mag Clarifix naar voortgang factureren.
8.2. Na inrichting volgt een testfase. De inrichting geldt als geaccepteerd wanneer klant deze schriftelijk goedkeurt, niet binnen 5 werkdagen na oplevering inhoudelijk reageert, of de diensten richting eindklanten in gebruik neemt.
8.3. Een revisieronde is een gebundelde set wijzigingsverzoeken binnen de oorspronkelijke scope, in één keer aangeleverd. Standaard zijn maximaal 2 revisierondes inbegrepen.
8.4. Werkzaamheden buiten de overeengekomen scope gelden als meerwerk tegen het in de offerte vermelde uurtarief en worden vooraf bevestigd.
8.5. Na acceptatie gemelde wensen of punten gelden als meerwerk of support, niet als gebrek.
9.1. Clarifix streeft naar hoge beschikbaarheid van de diensten, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking.
9.2. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk buiten kantooruren uitgevoerd en vooraf aangekondigd.
9.3. Specifieke beschikbaarheidsafspraken gelden uitsluitend indien een afzonderlijke SLA is overeengekomen. In dat geval zijn de daarin opgenomen service credits de enige en uitsluitende remedie bij het niet halen van de afspraken.
10.1. De diensten zijn afhankelijk van software, infrastructuur en diensten van derden, waaronder AI-modelaanbieders, telecomproviders, berichtenplatforms, hostingpartijen en databases. Clarifix is niet aansprakelijk voor onbeschikbaarheid, storingen, vertragingen, gewijzigde functionaliteit of voorwaarden, API-beperkingen, prijswijzigingen of accountblokkades bij deze derden.
10.2. Onder overmacht wordt mede verstaan: storingen of beperkingen bij toeleveranciers van Clarifix, stroom- of internetstoringen, DDoS en andere cyberaanvallen, en overheidsmaatregelen.
10.3. Tijdens overmacht worden de verplichtingen van Clarifix opgeschort. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mag ieder der partijen de overeenkomst voor het getroffen deel schriftelijk beëindigen zonder gehoudenheid tot schadevergoeding.
11.1. Prijzen zijn exclusief btw. Abonnementsbedragen worden maandelijks vooraf gefactureerd; eenmalige bedragen bij opdracht.
11.2. Betaaltermijn is 14 dagen na factuurdatum. Bij niet-tijdige betaling is klant na aanmaning wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.
11.3. Bij een betalingsachterstand van meer dan 30 dagen mag Clarifix de diensten na voorafgaande aankondiging opschorten tot volledige betaling. Opschorting ontslaat klant niet van zijn betalingsverplichting.
11.4. Clarifix mag prijzen jaarlijks indexeren en daarnaast aanpassen bij aantoonbare kostenstijgingen van toeleveranciers, met aankondiging van ten minste 30 dagen. Bij een verhoging anders dan indexatie van meer dan 10 procent mag klant opzeggen tegen de ingangsdatum.
12.1. De overeenkomst wordt aangegaan voor de in de offerte vermelde initiële duur, bij gebreke daarvan 12 maanden, en wordt daarna telkens stilzwijgend verlengd met 3 maanden, tenzij een der partijen uiterlijk 1 maand voor het einde van de lopende periode schriftelijk opzegt.
12.2. Ieder der partijen mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij faillissement, surseance of staking van de onderneming van de andere partij, of bij een wezenlijke tekortkoming die na schriftelijke ingebrekestelling niet binnen 14 dagen is hersteld.
12.3. Na einde van de overeenkomst: (a) eindigt het gebruiksrecht; (b) levert Clarifix op verzoek, gedaan voor de einddatum, binnen 14 dagen een export van klantdata in een gangbaar formaat; (c) verwijdert Clarifix klantdata conform de Privacy- en Verwerkersbijlage; (d) werkt Clarifix redelijkerwijs mee aan overdracht van telefoonnummers en kanalen die op naam van klant staan.
13.1. Alle rechten van intellectuele eigendom en alle knowhow met betrekking tot de diensten, waaronder prompts, system instructions, workflows, templates, scripts, automatiseringen, technische architectuur, dashboards, documentatie en methodieken, berusten uitsluitend bij Clarifix of haar licentiegevers.
13.2. Klant verkrijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht op de diensten, uitsluitend voor eigen bedrijfsvoering.
13.3. Klant zal onderdelen van de diensten niet kopiëren, reverse-engineeren, doorverkopen, verhuren of buiten de overeenkomst gebruiken, en zal derden daartoe geen toegang geven.
13.4. Klantdata blijft eigendom van klant. Voor zover output specifiek voor klant wordt gegenereerd op basis van klantdata of aangeleverde informatie, mag klant deze output gebruiken voor zijn eigen bedrijfsvoering. Clarifix behoudt alle rechten op de onderliggende technologie, prompts, workflows, templates, methodieken en generieke verbeteringen die niet tot klant herleidbaar zijn.
13.5. Bij overtreding van artikel 13.3 of artikel 14 verbeurt klant een direct opeisbare boete van € 5.000 per overtreding plus € 500 per dag dat de overtreding voortduurt, onverminderd het recht van Clarifix op volledige schadevergoeding.
14.1. Partijen houden alle vertrouwelijke informatie van de andere partij geheim en gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst. Als vertrouwelijke informatie en bedrijfsgeheim van Clarifix gelden in elk geval: prompts, system instructions, workflows, configuraties en prijsafspraken.
14.2. Deze verplichting blijft 3 jaar na einde van de overeenkomst van kracht.
15.1. Voor zover Clarifix persoonsgegevens verwerkt namens klant, geldt de Privacy- en Verwerkersbijlage. Voor eigen bedrijfsprocessen, waaronder facturatie, support, beveiliging en relatiebeheer, is Clarifix zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.
15.2. Gesprekken, berichten, transcripties en technische gegevens kunnen worden verwerkt voor klantenservice, opvolging, beveiliging en verbetering van de dienstverlening, conform de Privacy- en Verwerkersbijlage en de daarin opgenomen bewaartermijnen.
15.3. Clarifix gebruikt voor algemene productverbetering uitsluitend geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens die niet tot eindklanten herleidbaar zijn.
16.1. De diensten bevatten een standaard ingebouwde melding waarmee eindklanten bij de eerste interactie worden geïnformeerd dat zij met een digitale assistent (AI-systeem) communiceren, conform artikel 50 van de AI-verordening.
16.2. Clarifix registreert dat de melding is getoond of afgespeeld. Klant mag de melding niet verwijderen, verbergen of afzwakken (artikel 6.3).
17.1. De totale aansprakelijkheid van Clarifix jegens klant, uit welke hoofde dan ook, is beperkt tot het bedrag dat klant in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis daadwerkelijk aan Clarifix heeft betaald, exclusief btw. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.
17.2. Clarifix is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade. Onder directe schade verstaan partijen uitsluitend: (a) redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en omvang van de schade; (b) redelijke kosten gemaakt ter voorkoming of beperking van schade; (c) redelijke kosten van herstel van de diensten.
17.3. Iedere aansprakelijkheid voor overige schade is uitgesloten, waaronder in elk geval: omzetverlies, winstderving, gemiste besparingen, gemiste reserveringen, gemiste leads, reputatieschade, verlies van goodwill, verlies of beschadiging van data, bedrijfsstagnatie en aanspraken van eindklanten of andere derden.
17.4. De beperkingen in dit artikel gelden niet voor zover schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Clarifix of haar bedrijfsleiding.
17.5. Aansprakelijkheid ontstaat slechts nadat klant Clarifix onverwijld en deugdelijk schriftelijk in gebreke heeft gesteld en Clarifix een redelijke termijn voor herstel heeft gekregen. Iedere vordering vervalt 12 maanden na de dag waarop klant met de schade bekend werd of had kunnen zijn.
17.6. De beperkingen in dit artikel gelden ook voor aansprakelijkheid onder de Privacy- en Verwerkersbijlage, voor zover dwingend recht zich daartegen niet verzet.
18.1. Clarifix mag deze voorwaarden wijzigen met aankondiging van ten minste 30 dagen via e-mail of dashboard. Bij een wezenlijke wijziging ten nadele van klant mag klant de overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.
18.2. Clarifix mag de subverwerkerslijst wijzigen conform de procedure in de Privacy- en Verwerkersbijlage.
19.1. Clarifix mag de naam en het logo van klant gebruiken als referentie, tenzij klant daartegen schriftelijk bezwaar maakt.
20.1. Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
20.2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van het arrondissement waarin Clarifix is gevestigd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.