De telefoon gaat op het moment dat je iets anders doet. Dat is geen uitzondering, dat is de hele dag. Een AI-telefonist neemt op zodra jij dat niet kunt, voert het gesprek en laat je weten wat er speelt.
Een AI-telefonist is software die een inkomend telefoongesprek aanneemt en zelf voert. Ze hoort wat de beller zegt, antwoordt in gewone taal en handelt het gesprek af tot er iets bruikbaars uit komt: een antwoord, een terugbelverzoek of een afspraak. Geen keuzemenu met toetsen, geen voicemail, maar een gesprek.
Het verschil met een antwoordapparaat is dat er wordt doorgevraagd. Belt iemand over een lekkage, dan wordt gevraagd waar het lekt, sinds wanneer en of het water nog loopt. Dat staat straks in je verslag, zodat je weet wat je aantreft voordat je terugbelt.
Het verschil met een echte telefonist is dat er niemand hoeft te worden ingewerkt, ziek kan worden of vrij is. Een AI-telefonist neemt om drie uur 's nachts even goed op als om drie uur 's middags, en vijf bellers tegelijk zijn geen probleem als je pakket daar ruimte voor heeft.
Mindy zegt aan het begin van het gesprek dat ze digitaal is. Dat hoort zo, en het volgt uit de Europese AI-verordening. In de praktijk werkt het ook gewoon beter: wie weet dat hij met een assistent praat, zegt sneller waar het om gaat.
Niet elk gemist gesprek is een gemiste klant. Maar bij wie een prijs of een afspraak wil, is het dat meestal wel.
Je staat bij een klant, in de werkplaats of met je handen in het haar. Opnemen kost de aandacht van degene die voor je staat, niet opnemen kost de beller.
Een flink deel van het belverkeer valt 's avonds en in het weekend. Die beller gaat niet zitten wachten tot maandag, die belt de volgende in de zoekresultaten.
Wie in de wacht komt te staan, hangt op. Een AI-telefonist voert meerdere gesprekken naast elkaar, zonder dat iemand een wachtrij hoort.
De gemiste oproepen aflopen is werk dat niemand inplant en iedereen doet. En de helft neemt dan zelf niet op.
Openingstijden, adres, tarieven, of je er vandaag nog bij kunt. Dat zijn de gesprekken die je tijd kosten en niets opleveren.
Zonder cijfers is een gemiste oproep onzichtbaar. Na elk gesprek komt er een verslag, dus je ziet wat er binnenkomt en wat ermee gebeurt.
Ze is geen keuzemenu. Ze voert het gesprek, stelt de vragen die jij zou stellen en zet de uitkomst klaar op de plek waar je toch al kijkt.
De telefoon laten opnemen kan op vier manieren. Ze zijn geen van alle fout, ze passen alleen bij een ander soort bedrijf.
Openingstijden, diensten, tarieven, werkgebied en de vragen die bij jou elke dag terugkomen. Hoe scherper dit is, hoe beter de gesprekken gaan.
Wanneer er wordt doorgeschakeld, wat er bij spoed gebeurt, naar wie er wordt doorverbonden en wat er in het verslag moet staan.
Je schakelt door, en de eerste dagen kijk je mee in de verslagen. Wat er gemist wordt, gaat de kennisbank in.
Bij Hello Mindy begint een AI-telefonist bij €119 per maand, met 1.000 belminuten inbegrepen en €0,25 per minuut daarboven. De eenmalige setup is €395. Bij jaarbetaling gaat er 20 procent vanaf.
Je kunt het zeven dagen gratis uitproberen. Daar is geen betaalmethode voor nodig en de proef stopt vanzelf als je niets doet. Bevalt het daarna niet, dan geldt de 30 dagen niet-goed-geld-terug-garantie.
Het werkt het beste bij bedrijven waar de telefoon een werkinstrument is en waar degene die opneemt ook degene is die het werk moet doen. Voor acht van die branches staat uitgeschreven waar het precies misgaat.
Bel haar zelf, of vraag een demo aan die op jouw eigen website is gebouwd. Dan hoor je meteen wat ze wel en niet weet.