De receptie is de eerste indruk van je bedrijf en tegelijk de plek die het eerst onbemand raakt. Tijdens een pauze, bij ziekte, of simpelweg omdat er iemand aan de balie staat terwijl de telefoon gaat.
Een AI-receptionist doet aan de telefoon wat een receptionist aan de balie doet: opnemen, vragen wie er belt en waarover, en de beller naar de juiste plek brengen. Dat kan een doorverbinding zijn, een terugbelverzoek voor een collega of gewoon het antwoord op een vraag die de receptie zelf afhandelt.
Het onderscheidende zit in het sorteren. Een receptie krijgt alles binnen: klanten, leveranciers, sollicitanten, verkopers en iemand die het verkeerde nummer heeft gedraaid. Een goede receptionist bepaalt in tien seconden waar dat gesprek thuishoort. Dat sorteerwerk is precies wat een AI-receptionist van je overneemt.
Wat er overblijft voor het team, zijn de gesprekken die er echt toe doen. De rest is afgehandeld of staat als bericht klaar, met naam, bedrijf, onderwerp en telefoonnummer erbij.
Mindy meldt aan het begin van het gesprek dat ze digitaal is. Dat is verplicht en het werkt ook prettiger: bellers houden het korter en zeggen eerder waar het om gaat.
Bijna nooit door het werk zelf. Bijna altijd doordat twee dingen tegelijk aandacht vragen.
Je kunt er maar één netjes doen. Wie voor je staat wint, en dat is ook terecht, maar de beller merkt het.
Een receptie van één persoon is een receptie met gaten. Die gaten vallen precies op de momenten dat het druk is.
Een deel van het inkomende verkeer is niet voor jou bedoeld. Dat filteren kost tijd van iemand die duurder is dan het gesprek waard is.
De beller wordt doorgezet naar een toestel dat overgaat en overgaat. Beter is uitvragen wie het moet hebben en waarover, en dat als bericht klaarzetten.
Wie onderweg is en belt om te zeggen dat hij later komt, wil geen voicemail. Dat bericht moet binnen een minuut bij de juiste persoon liggen.
Een receptie zonder cijfers is een blinde vlek. Elk gesprek levert een verslag op, dus je ziet wie er belt en waarover.
Ze werkt met jouw lijst: wie doet wat, wie mag gestoord worden en wat gaat er als bericht doorheen.
De vraag is zelden of je een receptionist wilt. De vraag is wat er gebeurt op de uren dat die er niet is.
Openingstijden, diensten, tarieven, werkgebied en de vragen die bij jou elke dag terugkomen. Hoe scherper dit is, hoe beter de gesprekken gaan.
Wanneer er wordt doorgeschakeld, wat er bij spoed gebeurt, naar wie er wordt doorverbonden en wat er in het verslag moet staan.
Je schakelt door, en de eerste dagen kijk je mee in de verslagen. Wat er gemist wordt, gaat de kennisbank in.
Het instappakket kost €119 per maand met 1.000 belminuten inbegrepen, daarboven €0,25 per minuut. De eenmalige setup is €395. Doorverbinden naar een collega zit er vanaf het begin in; afspraken in een agenda zetten begint bij het pakket Groei van €359.
Je kunt het zeven dagen gratis uitproberen. Daar is geen betaalmethode voor nodig en de proef stopt vanzelf als je niets doet. Daarna geldt de 30 dagen niet-goed-geld-terug-garantie.
Overal waar één persoon zowel de balie als de telefoon doet. Voor deze branches staat uitgeschreven hoe dat er in de praktijk uitziet.
Bel haar zelf, of vraag een demo aan die op jouw eigen website is gebouwd. Dan hoor je meteen wat ze wel en niet weet.