Het woord secretaresse dekt een brede lading. Om te voorkomen dat je iets verwacht wat er niet is: hieronder staat precies wat er wel in zit en wat bewust niet.
Een AI-secretaresse is software die het secretariële telefoonwerk overneemt: opnemen, uitvragen, afspraken inplannen en verzetten, en berichten klaarzetten voor de juiste persoon. Het is de telefonische helft van wat een secretaresse doet.
Die helft is in de meeste kleine bedrijven ook de helft die het meeste stoort. Een afspraak verzetten kost drie minuten aan de telefoon en twee keer zo veel aandacht, omdat je er middenin je werk uit wordt gehaald.
Wat er niet in zit, is minstens zo belangrijk. Geen mailbeheer, geen notuleren, geen reizen boeken, geen post en geen documenten opstellen. Dat is geen tijdelijke beperking maar een keuze: dit product is gebouwd op klantcontact, niet op kantoorwerk.
Mindy meldt aan het begin van het gesprek dat ze digitaal is. Dat is een verplichting uit de AI-verordening en het voorkomt dat iemand aan de lijn denkt met een collega te praten.
Zelden door één groot ding. Bijna altijd door tien kleine dingen op het verkeerde moment.
De meest voorkomende reden om te bellen bij bedrijven die op afspraak werken. Kort gesprek, veel onderbreking.
Een afspraak die per telefoon wordt gemaakt en niet meteen in de agenda komt, is een afspraak die je een keer dubbel zet.
Een annulering die niemand opvult is een leeg uur. Terwijl er wel iemand belde die eerder had gewild.
Een briefje, een appje aan jezelf, een half opgeschreven nummer. Dat gaat een keer mis.
Terugbellen buiten de eigen kantooruren van de beller heeft de helft van de tijd geen zin.
Wie 's avonds een afspraak wil maken, moet wachten tot morgen. Of belt een ander.
Alles wat via het gesprek loopt, inclusief het verwerken achteraf. Afspraken inplannen begint bij het pakket Groei.
Het eerlijkste filter dat we kunnen geven. Herken je jezelf vooral in de rechterkolom, dan is dit niet wat je zoekt.
Openingstijden, diensten, tarieven, werkgebied en de vragen die bij jou elke dag terugkomen. Hoe scherper dit is, hoe beter de gesprekken gaan.
Wanneer er wordt doorgeschakeld, wat er bij spoed gebeurt, naar wie er wordt doorverbonden en wat er in het verslag moet staan.
Je schakelt door, en de eerste dagen kijk je mee in de verslagen. Wat er gemist wordt, gaat de kennisbank in.
Wil je alleen de telefoon laten aannemen, dan is €119 per maand genoeg: 1.000 belminuten inbegrepen, €0,25 per minuut daarboven en €395 eenmalige setup.
Wil je ook dat er afspraken in je agenda worden gezet, dan heb je het pakket Groei nodig van €359 per maand. Daar zitten de afsprakenplanner en twee koppelingen met je eigen software in. Je kunt het zeven dagen gratis uitproberen. Daar is geen betaalmethode voor nodig en de proef stopt vanzelf als je niets doet. Daarna geldt de 30 dagen niet-goed-geld-terug-garantie.
Voor bedrijven die op afspraak werken en waar degene die de afspraak uitvoert ook degene is die de telefoon aanneemt.
Bel haar zelf, of vraag een demo aan die op jouw eigen website is gebouwd. Dan hoor je meteen wat ze wel en niet weet.