Je telefoon gaat terwijl je aan het werk bent

Is een voicemail genoeg?

Een voicemail zit bij vrijwel elk abonnement en je hoeft er niets voor te regelen. Met een goede boodschap haal je er meer uit. Zeg wanneer je terugbelt, en vraag de beller om zijn naam, zijn nummer en waar het over gaat.

• Kost: niets extra bij de meeste abonnementen.
• Helpt bij: bellers die het niet eilig hebben, zoals vaste klanten.
• Schiet tekort: lang niet iedereen spreekt iets in. Wie inspreekt, is nog niet geholpen. Een nieuwe klant met haast belt eerder de volgende.

Werkt een vaste terugbeltijd?

Je spreekt met jezelf af dat je op vaste momenten terugbelt, bijvoorbeeld om 12.00 uur en om 17.00 uur. Zet die tijden in je voicemailboodschap, dan weet de beller waar hij aan toe is. Het terugbellen loopt dan niet meer door je hele dag heen.

• Kost: je eigen tijd. Bij 10 gemiste oproepen per week ben je al gauw drie kwartier kwijt, ook omdat een deel dan zelf niet opneemt.
• Helpt bij: overzicht, en bellers die weten wanneer ze je kunnen verwachten.
• Schiet tekort: de beller wacht nog steeds, soms een halve dag.

Kun je doorschakelen naar een collega?

Heb je iemand op kantoor, dan is doorschakelen de snelste route naar een mens. Na een paar keer overgaan gaat het gesprek naar een ander toestel. Dat werkt goed zolang die collega tijd heeft. Is het druk, dan krijgt hij dezelfde onderbreking die jij net wilde voorkomen.

• Kost: de tijd van je collega, en bij sommige providers een bedrag per doorgeschakeld gesprek.
• Helpt bij: bellers die een mens willen spreken.
• Schiet tekort: buiten werktijd, bij ziekte en vakantie, en als er twee mensen tegelijk bellen.

Wat doet een keuzemenu?

Een keuzemenu (druk 1 voor de werkplaats, druk 2 voor de administratie) verdeelt bellers over de juiste mensen. Bij veel zakelijke telefonieabonnementen kun je er een instellen. Het beantwoordt geen vragen, het stuurt de beller door.

Voor een bedrijf met meerdere afdelingen is dat handig. Voor een eenmanszaak of een klein team voegt het weinig toe, want aan het eind van het menu gaat dezelfde telefoon over die al niet werd opgenomen.

• Kost: vaak onderdeel van je abonnement, soms tegen meerprijs.
• Helpt bij: bellers verdelen over meerdere mensen.
• Schiet tekort: het beantwoordt niets, en een lang menu jaagt bellers weg.

Wat kost een antwoordservice?

Bij een antwoordservice neemt een medewerker van een ander bedrijf op in jouw naam. Die noteert wat de beller wil en stuurt je een bericht. De meeste diensten rekenen een abonnement plus een bedrag per gesprek of per bericht. Bij weinig gesprekken is dat goed te overzien. Bij veel gesprekken loopt het op. Meer daarover op de pagina over de antwoordservice.

• Kost: een abonnement plus een bedrag per gesprek. Buiten kantooruren geldt vaak een toeslag.
• Helpt bij: een mens aan de lijn, ook bij een lastig gesprek.
• Schiet tekort: de medewerker kent je bedrijf meestal niet in detail, dus de vraag wordt genoteerd en niet beantwoord. Bij drukte ontstaat een wachtrij.

Wat doet een AI-telefonist anders?

Een AI-telefonist voert het gesprek zelf. Hij werkt met de informatie die jij aanlevert: openingstijden, diensten, tarieven en werkgebied. Daarmee beantwoordt hij vragen, vraagt hij door en noteert hij een terugbelverzoek of een afspraak. Na het gesprek krijg je een verslag. Twee bellers tegelijk is geen probleem, en 's avonds neemt hij net zo goed op als overdag.

De beller hoort aan het begin dat hij met een AI praat. Dat is verplicht, en waarom staat in de gids Mag een AI de telefoon opnemen?

• Kost: bij Hello Mindy €119 per maand, exclusief btw, met 1.000 belminuten inbegrepen, plus €395 eenmalig.
• Helpt bij: veel dezelfde vragen, nieuwe klanten die direct antwoord willen en bellers buiten werktijd.
• Schiet tekort: in een gesprek dat nergens op lijkt of waar veel emotie in zit, daar wint een mens. En het inrichten kost tijd van jouw kant: hoe beter je informatie, hoe beter de gesprekken.

Welke optie past bij jou?

• Weinig oproepen, vooral vaste klanten: een voicemail met een vaste terugbeltijd. Meer heb je niet nodig.
• Iemand op kantoor die tijd heeft: doorschakelen, met een voicemail als vangnet.
• Meerdere afdelingen of vestigingen: een keuzemenu, zodat de beller bij de juiste persoon uitkomt.
• Lastige of gevoelige gesprekken: een antwoordservice met mensen.
• Veel nieuwe klanten, veel dezelfde vragen of veel bellers buiten werktijd: een AI-telefonist.

Je kunt opties ook combineren. Een gangbare opzet: je neemt eerst zelf op, en pas na een paar keer overgaan wordt er doorgeschakeld. Je vaste klanten spreek je dan nog steeds zelf, en wie je mist, wordt toch geholpen.

Hoe weet je wat je nu misloopt?

Tel twee gewone werkweken hoeveel oproepen je mist en bel ze allemaal terug. Dan weet je hoeveel nieuwe klanten ertussen zaten. Hoe je daar een bedrag van maakt, staat in de gids Wat kost een gemist telefoontje?