Wat kost een gemist telefoontje?

Hoe reken je uit wat een gemist telefoontje kost?

Je hebt vier getallen nodig. Vermenigvuldig ze met elkaar en je weet wat je per week misloopt.

• Hoeveel oproepen mis je per week? Dat staat in de belgeschiedenis van je telefoon of in het overzicht van je telefooncentrale.
• Welk deel daarvan is een nieuwe vraag? Niet iedereen die belt, wil iets kopen. Er bellen ook vaste klanten, leveranciers en verkopers.
• Welk deel van die nieuwe bellers probeert een ander? Een vaste klant belt terug. Iemand die je nog niet kent, heeft vaak meer namen op zijn lijstje.
• Wat levert een opdracht gemiddeld op? Dat haal je uit je boekhouding. Wil je weten wat het je echt kost, vul dan je marge in in plaats van de omzet.

Wil je het per maand weten, reken dan met 52 weken gedeeld door 12 maanden, niet met vier weken. Vier weken in een maand scheelt ruim acht procent, en dat maakt een rekensom ongeloofwaardig.

Hoe ziet dat eruit voor een installateur?

Neem een installateur die op een gewone werkdag onder een aanrecht ligt of op een dak staat. Hij mist 10 oproepen per week. Drie daarvan zijn nieuwe klanten met een klus. De helft van die drie belt de volgende installateur in de zoekresultaten. Een gemiddelde klus levert €350 op.

Twijfel je aan het derde getal? Reken het dan nog een keer met een kwart in plaats van de helft. Dan kom je uit op ruim €1.100 per maand. Het bedrag wordt kleiner. Verandert je conclusie daar niet door, dan hoef je het derde getal ook niet precies te weten.

Hoe kom je aan je eigen getallen?

• Gemiste oproepen: tel twee gewone werkweken, geen vakantieweek. Op een mobiele telefoon staan ze in de belgeschiedenis. Bij een vaste lijn of telefooncentrale kan je provider vaak een overzicht geven.
• Nieuwe vragen: bel een week lang elk gemist nummer terug en schrijf op wat de beller wilde. Na een week heb je een verhouding die beter klopt dan elke schatting.
• Bellers die een ander proberen: dit getal kun je niet direct meten. Een aanwijzing: hoe vaak hoor je bij het terugbellen "het is al geregeld"? Reken voor de zekerheid met twee waarden, zoals hierboven.
• Opbrengst per opdracht: deel je omzet van vorig jaar door het aantal opdrachten. Dat is grof, maar eerlijker dan een getal uit je hoofd.

Wat kost het terugbellen zelf?

Ook de oproepen die geen nieuwe klant zijn, kosten tijd. Elk gemist nummer moet je opzoeken, terugbellen en soms een tweede keer proberen, omdat de ander nu zelf niet opneemt. Reken op een paar minuten per oproep.

Bij 10 gemiste oproepen van vier minuten ben je 40 minuten per week kwijt. Dat is bijna drie uur per maand, meestal aan het eind van de dag of 's avonds. Het is werk dat niemand inplant en dat toch elke week terugkomt.

Is elk gemist telefoontje een gemiste klant?

Nee. Daarom staat het tweede getal in de rekensom. Een vaste klant die je mist, belt meestal later terug of stuurt een bericht. Een leverancier of een verkoper mis je liever ook niet, maar daar loop je geen opdracht door mis.

Het verschil zit bij mensen die je nog niet kennen en bij spoed. Wie een lekkage heeft, een wesp in de spouwmuur of een auto die niet start, wacht niet tot de volgende ochtend. Die belt door tot er iemand opneemt.

Wanneer is het de moeite waard om er iets aan te doen?

Zet wat je misloopt naast wat een oplossing kost. Een voicemail met een vaste terugbeltijd kost niets. Een AI-telefonist kost bij Hello Mindy €119 per maand, exclusief btw, plus €395 eenmalig. In het voorbeeld van de installateur is één klus per maand die je extra binnenhoudt al genoeg om de maandprijs terug te verdienen.

Kom je uit op een paar gemiste oproepen per week, vooral van vaste klanten? Dan heb je waarschijnlijk geen betaalde oplossing nodig. Welke opties er zijn en wat ze wel en niet oplossen, staat in de gids Telefoon niet opnemen tijdens je werk.